[intern] Infos zu den E-Mail-Einstellungen

Sehr geehrte Kunden der CS-Marketing GmbH,

seit dem Wechsel auf ein neues E-Mail-Hosting im Sommer 2016 haben sich einige wenige Änderungen bzw. Verbesserungen ergeben, die in Ihren E-Mail-Programmen eingetragen sein müssen. Diese werden Ihnen auf dieser Seite beschrieben.

1. Limits

a) Speicherplatz (Quota) Ihres neuen Postfaches

Wichtiger Hinweis vor allem für die Nutzer von IMAP-Postfächern, die Ihre E-Mails auf dem Mailserver verwalten und dadurch mit verschiedenen Geräten auf den gleichen, aktuellen Stand ihrer E-Mails zugreifen können: Auf dem neuen Server ist ein automatisches Limit von 10 GB für die angelegten E-Mail-Postfächer angelegt! Das bedeutet, daß ein Überschreiten dieses Limits dazu führt, daß keine E-Mails mehr empfangen oder versendet werden können. Jedes E-Mail-Programm bietet Einstellungen, die dafür sorgen, daß es hier nicht zu Engpässen kommt, z.B. durch automatisches Leeren des Papierkorbes auf dem Server. Ausserdem können ältere E-Mails, sowohl aus dem Posteingang als auch aus den Gesendeten E-Mails in lokale Verzeichnisse auf einem Gerät archiviert werden, damit sie weiterhin verfügbar bleiben. E-Mail aus den Jahren 2015, 2014 oder noch früher sollten auf diese Weise gesichert werden und können dann vom Server gelöscht werden.

Sollte es dennoch gute Gründe für eine Erweiterung der E-Mail-Quota geben, können Sie sich selbstverständlich jederzeit mit uns in Verbindung setzen! (s.u.)

b) Größe der E-Mail-Anhänge

Seit Mitte Mai 2017 ist das Limit für die Größe der Anhänge an einer E-Mail – sowohl für das Versenden wie auch das Empfangen – von 50 MB auf 100 MB heraufgesetzt worden. Wird dieses Limit überschritten, dann verweigert unser Mailserver die Annahme bzw. das Versenden und das E-Mail-Programm meldet dies mit einer entsprechenden Fehlermeldung. Normalerweise ist dieses Limit deutlich geringer (siehe 1&1, HostEurope, etc.) und eigentlich ist das dem E-Mail-Dienst des Internets zugeordnete Protokoll “SMTP” auch nicht für den Versand größerer Datenmengen gedacht oder angelegt. Dennoch haben wir uns für diesen Schritt entschlossen, um den teilweise anspruchsvollen Datenverkehr unserer Kunden zu erleichtern.

Wichtige Hinweise:

  1. Wenn eine Datei an eine E-Mail angehängt wird, erhöht sich das Datenvolumen dieser Datei um den Faktor von etwa 1.4! Der Grund hierfür ist, daß binäre Dateien (Bilder, PDF-Dokumente, ZIP-Archive, etc.) für den E-Mail-Versand in ein anderes Format übertragen werden müssen (Stichwort: UUEncoding)!
    So wird z.B. ein Anhang von 2 MB Größe beim Versenden auf 2,7 MB vergrößert.
  2. Selbst, wenn Jetzt derart große Anhänge versendet werden können, kann es sein, daß der empfangende Mailserver die Annahme verweigert, weil das Datenvolumen für ihn überschritten wurde. Auf die Limit-Einstellungen anderer Mailserver haben wir natürlich keine Einflußnahme!
  3. ALTERNATIVEN: Auch wenn uns das Versenden großer E-Mail-Anhänge möglich ist, gibt es in solchen Fällen Alternativen, die sich besser für einen Datenversand eignen:
    1. Cloud-Dienste und Online-Speicher wie Drop-Box, OneDrive etc. sind hierfür extra eingerichtet, in der Handhabung unkomliziert und teilweise sogar kostenlos.
    2. Datenablage via FTP-Programmen (FileZilla, CyberDuck) auf Servern und anschliessendes Versenden eines Links zur Datei via E-Mail.

2. Neue Adresse des Postein- und -ausgangsservers

1. Die erste und wichtigste Änderung betrifft den Namen des Postein- und Postausgangsservers. Bisher lauteten diese beiden Angaben immer “mail.[ihre-jeweilige-domain].de”. Mit dem neuen Server ändert sich dies einheitlich für beide Angaben und für alle E-Mail-Kunden der CS-Marketing GmbH auf diese Adresse:

mailservice.csmarketing.de

Um diese Änderung vornehmen zu können, müssen Sie sich in die Kontoeinstellungen Ihres E-Mail-Programms begeben.

A) In Microsoft OUTLOOK finden Sie diese unter

Informationen => Kontoeinstellungen => Kontoeinstellungen => E-Mail => ändern => Weitere Einstellungen => Karteireiter ‘Postausgangsserver’ und ‘Erweitert’:

Outlook - Zu den Kontoeinstellungen Outlook - Kontoeinstellungen ändern Outlook - Erweiterte Einstellungen
Outlook - Erweiterte Einstellungen - Postausgangsserver Outlook - Erweiterte Einstellungen - Erweitert

Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf das zu ändernde E-Mail-Konto, und klicken Sie dann auf Ändern.

Geben Sie unter Serverinformationen in das Feld Posteingangsserver den vollständigen Servernamen ein: mailservice.csmarketing.de
Geben Sie unter Serverinformationen in das Feld Postausgangsserver den vollständigen Servernamen ein: mailservice.csmarketing.de

B) In Microsoft LiveMail (2012) finden Sie diese unter

Konten => Eigenschaften => Karteireiter “Server”

1) IMAP-Konto-Konto LiveMail

IMAP Konto unter Windows LiveMail (2012)IMAP Konto unter Windows LiveMail (2012)

2) POP3-Konto-Konto LiveMail

POP3 Konto unter Windows LiveMail (2012)POP3 Konto unter Windows LiveMail (2012)

C) In Mozilla Thunderbird finden Sie diese unter

Extras => Konteneinstellungen => Untereintrag des Emailkontos “Server-Einstellungen” sowie unter links unten “Postausgangs-Server (SMTP) => auswählen => bearbeiten

1) IMAP-Konto-Konto Thunderbird

IMAP Konto unter ThunderbirdIMAP Konto unter Thunderbird

1) POP3-Konto-Konto Thunderbird

POP3 Konto unter ThunderbirdPOP3 Konto unter Thunderbird

3. Sichere Verbindung, Standard Portnummern

Mit dem neuen Mailserver wird jetzt auch die E-Mail-Sicherheit erhöht. Ab sofort sollten nur noch ‘Sichere’ Verbindungen eingestellt werden. In den Konto-Einstellungen der verschiedenen E-Mail-Programme befinden sich ebenfalls die Optionen zur Nutzung sicherer Verbindungen. Bei den verschiedenen E-Mail-Programm werden diese dann als “TLS”, “TLS/SSL”, “STARTTLS” oder auch als “SSL” bezeichnet. Jede dieser Methoden können ausgewählt werden. Sollte es mehrere zur Auswahl geben, können Sie sich frei entscheiden. Moderne E-Mail-Programme stellen daraufhin automatisch die entsprechenden Standard-Portnummern für diese Verbindungen ein – Sie können sie also einfach übernehmen.

Trotzdem hier zur Übersicht die Einstellungen für sichere Verbindungen bei POP3 bzw. IMAP Postfächern:

IMAP

Portnummer
STARTTLS

Portnummer
TLS

Portnummer SSL

Posteingang 143 993 993
Postausgang 587 465 25
POP3

Portnummer
STARTTLS

Portnummer
TLS

Portnummer
SSL

Posteingang 110 995 995
Postausgang 587 465 25

4. Ihr eigenes Passwort – Ihre eigene Sicherheit!

Ein weiterer Vorteil ist der Umstand, daß Sie nun auch selbst Ihr Passwort ändern können. So oft Sie wollen. Wir empfehlen Ihnen, Ihr E-Mail-Passwort regelmäßig zu ändern. Unter der Adresse, die Sie beim Serverwechsel bzw. bei Einrichtung Ihrer Adresse zugesendet bekommen haben, können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem derzeit gültigen Passwort anmelden und ein neues Passwort hinterlegen. Einfache Passworte müssen natürlich auf jeden Fall vermieden werden! Sie können sich auch mit einem Klick auf “Passwort generieren” einen Vorschlag für ein Passwort geben lassen. Leider enthalten die Vorschläge derzeit nur Kleinbuchstaben und keine Ziffern oder Großbuchstaben. Wenn Sie also Vorschläge für bessere, ‘gesalzene’ Passworte bevorzugen, dann können Sie dies mit dem “Passwort-Generator” von CS-Marketing gleich hier erledigen:

5. Moderner Webmailer

Auch auf dem neuen E-Mail-Server besteht für Sie die Möglichkeit, über Ihren Browser (Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, etc.) auf Ihr E-Mail-Postfach zugreifen zu können. Unter der Adresse, die Sie beim Serverwechsel bzw. bei Einrichtung Ihrer Adresse zugesendet bekommen haben können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (wie immer Ihre komplette E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort anmelden und eine einfache, aber funktionale E-Mail-Verwaltung aufrufen, wo Sie Ihre E-Mails lesen, beantworten, weiterleiten oder verschicken können.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gerne an Herrn Tümmers wenden:

Johannes B. Tümmers
CS-Marketing GmbH
Marie-Curie-Strasse 24
D-53359 Rheinbach

T. 02226 - 9062 - 20
F. 02226 - 9062 - 10
Email: tuemmers[AT]csmarketing.de